KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1. BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI’NIN NİTELİĞİ VE AMACI
1.1. GİRİŞ
İşbu imha politikası BARIŞ ÖZEL EĞİTİM HİZMETLERİ TİCARET VE SANAYİ LTD. ŞTİ . kısaca (“BARIŞ”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin BARIŞ tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle BARIŞ nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
1.2. TANIMLAR
| İlgili kişi | : | Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi, |
| İmha | : | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini, |
| Kanun | : | 07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu, |
| Yönetmelik | : | 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğini |
| Kurul | : | Kişisel Verileri Koruma Kurulunu |
| Kayıt ortamı | : | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı, |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası | : | “www.barisozelegitim.com.tr” adresinden ulaşılabilecek, BARIŞ elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı, |
| Veri kayıt sistemi | : | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini, |
İfade eder.
2. BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
2.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
BARIŞ nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. BARIŞ her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’ na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.
a) Matbu ortamlar : Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.
b) Yerel dijital ortamlar : BARIŞ bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır.
c) Bulut ortamlar : BARIŞ bünyesinde yer almamakla birlikte, BARIŞ’ ın kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.
2.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
BARIŞ, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
2.2.1. Teknik Tedbirler
BARIŞ, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
• Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.
• BARIŞ bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.
2.2.2. İdari Tedbirler
BARIŞ, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
• Kişisel verilere erişimi olan tüm BARIŞ çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
• Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
• Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.
2.2.3. Şirket İçi Denetim
BARIŞ, Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.
Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir.
Denetim sırasında ya da sair bir şekilde BARIŞ sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, BARIŞ bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.
3. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
3.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
3.1.1. Saklama Nedenleri
BARIŞ bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politikaya www.barisozelegitim.com.tr” adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
3.1.2. İmha Nedenleri
BARIŞ bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
3.2. İMHA YÖNTEMLERİ
BARIŞ, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re ’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
BARIŞ tarafından en çok kullanılan silme, yok etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
3.2.1.1 Silme Yöntemleri
| Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | ||
| Karartma | : | Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. |
| Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | ||
| Yazılımdan güvenli olarak silme | : | Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
3.2.1.2 Yok Etme Yöntemleri
| Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | ||
| Fiziksel yok etme | : | Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
| Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | ||
| Fiziksel yok etme | : | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
| De-manyetize etme (degauss) | : | Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir. |
| Üzerine yazma | : | Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’ lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir. |
| Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | ||
| Yazılımdan güvenli olarak silme | : | Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital Komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
3.3-1-Kişisel Verilerin Kategorize Edilmesi
3.3-1-1-İşlenen Kişisel Veri Türü Esas Alınarak Yapılan Kategorize Çalışması
| Kişisel Veri | Kategori & Açıklama |
| Kimlik Bilgisi | Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı- baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, medeni durum, kan grubu, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası, fotoğraf vb. bilgiler. |
| Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi | Eş veya çocukların isim, soy ismi ve bu kişilerin iletişim bilgileri. |
| İletişim Bilgisi | Telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler. |
| Aile/Veli/Çocuk Bilgisi | Yürütmekte olduğumuz eğitim alanındaki ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler. |
| Potansiyel Aile/Veli/Çocuk Bilgisi | Kurumumuzdan eğitim hizmeti almak için başvuran ilgili kişiler hakkında değerlendirme yapılabilmesi için elde edilen ve üretilen bilgiler. |
| Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanların, ziyaretçilerin, çalışan adaylarının, müşteri ve iş ortaklığı yaptığımız firma yetkilisi ve çalışanlarının fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera, ziyaretçi defteri ile sair kayıtlar ve belgeler. |
| Finansal Bilgi | Kurumumuzun kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler. |
| Özlük Bilgisi | Çalışanlarımızın veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri. |
| Çalışan Adayı Bilgisi | Şirketimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği şirketimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler. |
| Denetim ve Teftiş Bilgisi | Şirketimizin kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler. |
| Özel Nitelikteki Kişisel Veri | 6698 Sayılı Kanun’un 6ıncı maddesinde belirtilen veriler |
| Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi | Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler. |
| Diğer Kişisel Verileri | Çalışanların motivasyon faaliyetleri kapsamında edinilen veriler. |
3.3-2-1-Kişisel Veri Sahibi Esas Alınarak Yapılan Kategorize Çalışması
| Kişisel Veri Sahibi | Açıklama |
| Aile/Veli/Çocuk | Kurumumuzla herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın kurumumuzun sunmuş olduğu hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişiler |
| Potansiyel Aile/Veli/Çocuk | Hizmetlerimize kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmesi gereken gerçek kişiler |
| Ziyaretçiler | Kurumumuzun sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan ziyaret eden gerçek kişiler |
| Çevrimiçi Ziyaretçiler | İnternet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler |
| Çalışan | Şirketimizde akdedilmiş iş sözleşmesi uyarınca bir bağımlılık ilişkisi uyarınca çalışan gerçek kişiler |
| Çalışan Adayı | Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler |
| Şirket Yetkilisi | Yönetim kurulu üyeleri ile şirketimizi temsil ve ilzama yetkili kılınan diğer kişiler. |
| Tedarikçi gerçek kişi/ Tedarikçi şirket yetkilisi ve/veya çalışanı | Şirketimizin ürün veya hizmet aldığı gerçek kişiler ya da şirket yetkilisi veya çalışanı |
| Üçüncü Kişi | İşbu Politika kapsamına girmeyen ve bu Politikada herhangi bir Kişisel Veri Sahibi kategorisine girmeyen diğer kişiler |
3.3-2-2-Kişisel veri sahibi kategorileri ve bu kategoriler içerisindeki kişilerin hangi tip kişisel verilerinin işlendiği aşağıdaki tabloda detaylandırılmaktadır.
| Kişisel Veri Türü | İlgili Kişinin İlişkili Olduğu Kişisel Veri Kategorisi |
| Kimlik Bilgisi | Aile/Veli/Çocuk, Potansiyel Aile/Veli/Çocuk, Çalışan, Çalışan Adayı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Personeli, Yetkilileri, Tedarikçi, Tedarikçi Yetkilisi, Üçüncü Kişi |
| İletişim Bilgisi | Müşteri, Potansiyel Müşteri, Çalışan, Çalışan Adayı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Yetkilileri, Üçüncü Kişi |
| Müşteri Bilgisi | Müşteri, Potansiyel Müşteri |
| Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi | Çalışan, Çalışan Adayı, Aile/Veli/Çocuk, Potansiyel Aile/Veli/Çocuk |
| Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi | Ziyaretçi, Çalışan, Çalışan Adayı, Stajyer, Veli/Çocuk, Potansiyel Veli/Çocuk, Şirket Yetkilileri, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları ve Yetkilileri, Tedarikçi, Tedarikçi Yetkilisi |
| İşlem Güvenliği Bilgisi | Çalışan |
| Finansal Bilgi | Çalışan, Çalışan Adayı, Aile/Veli, Potansiyel Aile/Veli, Tedarikçi |
| Özlük Bilgisi | Çalışan |
| Çalışan Adayı Bilgisi | Çalışan Adayı |
| Denetim ve Teftiş Bilgisi | Veli/Çocuk, Çalışan, Şirket Yetkilisi, Üçüncü Kişi |
| Özel Nitelikteki Kişisel Veri | Çalışan, Çalışan Adayı, Şirket Yetkilisi, Aile/Veli/Çocuk, Potansiyel Aile/Veli/Çocuk |
| Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi | Aile/Veli/Çocuk, Potansiyel Aile/Veli/Çocuk, Çalışan, Çalışan Adayı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, Tedarikçi/Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı, Üçüncü Kişi |
3.4. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
3.4.1. Saklama Süreleri
| VERİ SAHİBİ | VERİ KATEGORİSİ | VERİ SAKLAMA SÜRESİ | |
| Çalışan | İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri | Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren 20 (yirmi) yıl müddetle muhafaza edilir. | |
| Çalışan | İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri | Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren 10 (on) yıl müddetle muhafaza edilir. | |
| Çalışan | İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki Veriler | Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren 20 (yirmi) yıl müddetle muhafaza edilir. | |
| Hizmet Alınan/Danışman | Hizmet Alınan/Danışman ile BARIŞ arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler Hizmet Alınan/Danışman çalışanı verileri | Hizmet Alınan/Danışmanın , BARIŞ ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. | |
| Ziyaretçi | BARIŞ’ a ait fiziki mekana girişte alınan araç plakası ile kamera kayıtları, | 6 ay süre ile saklanır. | |
| Çevrimiçi Ziyaretçi | Çevrimiçi Ziyaretçiye ait ad, soyad, e-posta adresi, gezinme hareketleri bilgileri | Çevrimiçi ziyaret tarihinden itibaren 2 yıl süre ile saklanır. | |
| Çalışan Adayı | Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler | Formun alındığı tarihten itibaren 2 yıl süre ile saklanır. | |
| Aile- Veli- Çocuk (Müşteri) | Eğitim alan çocuk ve ailesine ilişkin genel nitelikli tüm veriler, özel nitelikli sağlık verileri (Çocuk Dosyası ) | Sözleşme bitiminden itibaren, Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. | |
| Potansiyel Aile- Veli – Çocuk | Eğitim almak için başvuran aile- veli- çocuğa ait tüm genel nitelikli veriler, özel nitelikli sağlık verisi (Başvuru Dosyası) | Başvuru tarihinden itibaren 2 yıl. | |
| BARIŞ’ ın İşbirliği İçinde Olduğu Firmalar (Tedarikçi) | BARIŞ’ ın İşbirliği İçinde Firmalar ile arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler gibi veriler | BARIŞ ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. | |
| Stajyer | Üniversite ya da lise eğitimi devam ettiği sırada Barış’ da staj yapan kişilere ait kimlik, okul, iletişim bilgileri gibi veriler | Staj süresinin bitiminden itibaren 2 yıl saklanır. |
* Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
3.4.2. İmha Süreleri
BARIŞ , Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden BARIŞ’ a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; BARIŞ talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. BARIŞ’ ın talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. BARIŞ, her halde yapılan işlemle ilgili olarak, ilgili kişiye bilgi verir.
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep BARIŞ tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
3.5. PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; BARIŞ işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re ‘sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez 31.03.2021 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
3.6. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ
BARIŞ gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re ‘sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.
BARIŞ, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.
3.7.1. Teknik Tedbirler
- BARIŞ, işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
- BARIŞ, imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.
- BARIŞ, imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.
- BARIŞ, imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.
3.7.2. İdari Tedbirler
- BARIŞ imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.
- BARIŞ, bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
- BARIŞ, teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
- BARIŞ, imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.
- BARIŞ, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklar.
4. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ
BARIŞ bünyesinde bir Kişisel Veri Komitesi kurar. Kişisel Veri Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
Kişisel Veri Komitesi bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere üç kişiden oluşur. Kişisel Veri Komitesinde görevli BARIŞ çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:
| Unvan | Görev Tanımı | |
| Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi | : | Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür. |
| KVK Uzmanı (Teknik ve İdari) | : | İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
5. BÖLÜM: YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLEME
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası HANGİ TARİHTE WEBE YÜKLERSEK O TARİH YAZILACAK Tarihinde yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.
BARIŞ, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
Değişiklikler derhal metne işlenir ve yürürlüğe girer.